Johtaja, haluatko lisää aikaa?

Jos haluaa lisää aikaa, pitää antaa muiden tehdä asioita. Osaatko esihenkilönä päästää irti kontrollista? Haluaminen ja käytännön osaaminen ovat kaksi eri asiaa. Ensin pitää löytyä ymmärrystä, kuinka johtajana asioita kontrolloidaan. Tämän jälkeen pitää löytyä halua muuttaa asioita ja vasta tämän jälkeen tulee kyseeseen taidot, pystytkö oikeasti käytännössä antamaan ongelmat eteenpäin muiden ratkottavaksi, etkä yritä hallita prosessia enää siitä eteenpäin – pystytkö?

Jokaisen meidän on mahdollista saada lisää aikaa työpäivään, mutta tällöin meidän pitää osata antaa muille mahdollisuus tehdä asiat – omalla tavallaan. Johtajana kuitenkin on vastuu, että asiat tulevat tehdyksi. Johtajana pitää edesauttaa muita tekemään työnsä, mutta ei neuvomalla yksityiskohdissa. Voi olla vaikea antaa vastuuta ja valtaa muille, jos organisaatiosta puuttuu rakenteet. Puuttuvatko rakenteet siksi, ettei niitä ole tarvinnut rakentaa?

Rakenteita ei tarvita, kun yksi ihminen päättää asioista. Jos halutaan, että useampi ihminen päättää, pitää määritellä rajat ja vastuut, joiden mukaan voidaan menetellä. Jos näitä ei ole, niin on vaikea delegoida tehtäviä eteenpäin luottavaisin mielin, koska ei ole mitään määrityksiä miten asia tehdään tai raportoidaan takaisin. Joskus unohtuu kertoa jopa milloin. Pahinta on ilmoittaa epämääräisesti, että asialla on kiire.

Johtajan pitää oppia päästämään irti kontrollista, jotta hänelle vapautuu aikaa. Irti päästämistä helpottaa, kun organisaatioon luodaan rakenteet eli säännöt ja tapa toimia, joilla organisaatiossa asiat ja tehtävät liikkuvat. Kutsun tätä tapaa tehtävienhallinnaksi eikä se rajoitu mihinkään yksittäiseen työkaluun tai järjestelmään, vaan tapaan tehdä töitä. Työntekijöiden on yhdessä sovittava rutiini, jolla meidän organisaatiossa tehdään töitä.

Kun työntekijät ovat yhdessä sopineet tavat, pitää heidät ohjata kirjaamaan nämä ylös. Johtajan tulee ohjata tätä prosessia, mutta ei kertoa tapoja vaan vihjailla ja tietenkin kysyttäessä, vastata suoraan kysymyksiin. Luomalla yhteinen prosessi ja kirjaamalla se ylös, voi johtaja antaa vastuuta ja tehtäviä paljon luottavaisemmin eteenpäin.

Aikaa säästyy, koska

  • tietoa ei tarvitse etsiä ja kaikille on selvää, mihin asiat kirjataan ylös
  • palavereissa ei tarvitse jakaa tehtäviä, koska ne ovat tehtävienhallinnassa
  • tehtävien tilojen perään ei tarvitse kysellä, koska se päivitetään suoraan oikeaan paikkaan
  • kokouksissa voidaan keskittyä puhumaan yhdessä monimutkaisista asioista, muut asiat on kommunikoitu suoraan tehtäviin prosessin mukaan

Aloitan sarjan Esihenkilöllä vai ilman, jonka tarkoituksena on esitellä konkreettisesti erilaisia tilanteita ja miten niissä voidaan toimia esihenkilövetoisesti tai yhteisöohjautuvasti. Sarjan tarkoitus ei ole väittää, ettei esihenkilöitä tarvita, vaan osoittaa, miten johtajuutta voidaan jakaa ja säästää kaikkien aikaa ja hermoja.

Sarja alkaa tiistaina 4.4.2023 somessa Instagram ja TikTok sekä useina nostoina LinkedIniin profiiliini.

Löydät sarjan hashtagilla #esihenkilollavaiilman