Kirjoitus julkaistua alunperin HR Viesti 1/2024
Mittarit ovat tärkeitä työkaluja organisaation toiminnan ja tulosten seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Mutta mitä jos mittarit eivät kerrokaan sitä, mikä on olennaista organisaation menestykselle? Mitä jos mittarit eivät ota huomioon sitä, mikä on merkityksellistä organisaation jäsenille?
Leidenschaft on Suomen ensimmäinen yrityskulttuuritoimisto, joka auttaa organisaatioita rakentamaan voittavia yrityskulttuureita. Siqni on työntekijäymmärrystä tuottava ja. työntekijäkokemusta mittaava henkilöstökysely, joka auttaa ymmärtämään mitkä asiat ovat työntekijöille merkityksellisiä ja miten nämä toteutuvat. Mikko Koskinen toimii Leidenschaftilla yrityskulttuurimuotoilijana ja käyttää työssään Siqni-kyselyitä. Haastattelussa hän korosti, että organisaation mittarit pitäisi rakentaa ihmisille merkityksellisten asioiden ympärille.
Perinteinen mittaaminen perustuu siihen, että organisaatio päättää etukäteen, mitä asioita se haluaa mitata. Sitten se luo kysymykset näiden asioiden ympärille ja kysyy niitä organisaation jäseniltä. Lopuksi se kokoaa raportin ja tekee tulkintoja.
Organisaation mittarit pitäisi rakentaa ihmisille merkityksellisten asioiden ympärille
Tämä tapa mittaamisessa voi olla sokea sille, mitä oikeasti pitäisi mitata. Tärkeämpää olisi saada ihmiset kertomaan, mikä on heille merkityksellistä, kuin vastaamaan ennalta määritettyihin asioihin. Perinteisissä kyselyissä on usein monta kysymystä, jotka eivät välttämättä kiinnosta tai kosketa vastaajia lainkaan. Tällöin saadaan vääristynyttä tai merkityksetöntä dataa.
”Kun ihmisiltä kysytään kyselytyökalun avulla jotain, olisi tärkeää, että ihmiset voivat itse päättää, mikä heille on merkityksellisintä. Perinteisissä kyselyissä on useita kysymyksiä ja vastaajan pitää arvioida jokainen kohta erikseen – vaikkei niillä asioilla olisi edes merkitystä vastaajille. Siqnissä vastaaja valitsee ensin 30 tekijän joukosta oman työhyvinvointinsa ja motivaationsa kannalta viisi merkityksellisintä tekijää.
Otetaan esimerkkikysymys: Kuinka tyytyväinen olet kahvin laatuun? Jos viidesosa vastaajista ei edes juo kahvia ja he vastaavat neutraalin arvion, vääristää tämä kyselyn tulosta. Siqni-kysely ottaa huomioon, onko asialla työntekijälle merkitystä vai ei.”, Koskinen kertoo.
“Organisaation menestys riippuu siitä, kuinka hyvin se pystyy motivoimaan ja sitouttamaan jäseniään. Ihmiset antavat parhaansa vain, jos heille merkityksellisimmät asiat toteutuvat työpaikalla. Siksi organisaation on tärkeää ymmärtää, mitkä asiat ovat merkityksellisiä eri ihmisille ja miten ne toteutuvat ja miten niiden pitäisi toteutua.
Johto saa tuloksista myös arvokasta ymmärrystä siitä, kulminoituvatko merkitykselliset asiat organisaation tavoitteleman yrityskulttuurin kannalta tärkeimpiin asioihin. Toisin sanoen ovatko henkilöstölle tänä päivänä motivaatiota ja hyvinvointia tuottavat asiat juuri niitä asioita, joita yritys tarvitsee menestyäkseen. Tarkastelemme usein tuloksia johdon kanssa siitä näkökulmasta, nouseeko merkityksellisimpien asioiden listalle niitä asioita, joita johto odotti siellä näkevänsä.”
Merkityksellisyys on yksilöllistä. Jokaisella on omat arvonsa, tavoitteensa ja tarpeensa. Siksi organisaation mittarit pitäisi rakentaa niin, että ne antavat ihmisille mahdollisuuden ilmaista, mikä on heille tärkeää. Nykyaikainen mittaaminen ottaa huomioon yksilöllisyyden ja merkityksellisyyden.
Henkilöstökyselyt auttoivat määrittämään Sulavan arvot
Sulava Oy on suomalainen IT-konsultointiyritys, joka on erikoistunut Microsoftin pilvipalveluihin. Yritys on käyttänyt Siqnin henkilöstökyselyä jo vuodesta 2018 lähtien. Haastattelussa Sulavan henkilöstöjohtaja Juha Heikkonen kertoi, miten henkilöstökyselyt ovat hyödyttäneet Sulavaa ja mitä haasteita niihin liittyy.
Heikkosen mukaan Siqni henkilöstökysely on poikkeuksellinen, sillä se antaa jokaiselle työntekijälle mahdollisuuden määritellä itse, mikä on tärkeää työelämässä. Kyselyn avulla työntekijät voivat peilata omaa tilannettaan ja toiveitaan Sulavan tarjoamiin mahdollisuuksiin.
“Näiden kyselyiden avulla Sulava pystyi luomaan ja määrittämään oman arvomaailmansa. Tämä oli perustana sille, että yritys teki työpajoja ja yksilöhaastatteluja, joista saatiin iso datapankki siitä, mikä Sulavalle on tärkeää.”
Näiden pohjalta syntyi viisi arvoa, jotka ovat:
- Pyri parhaaksi
- Jaa osaamistasi
- Pidä huolta
- Menestymme yhdessä
- Sinulla on valta
Heikkonen korostaa, että ilman systemaattista työskentelyä Sulavan arvot eivät olisi voineet muodostua. Hän sanoo, että arvot ovat eläviä ja niitä tarkastellaan säännöllisesti henkilöstökyselyiden avulla.
Henkilöstökyselyt antavat trendejä ja kehityskohteita
“Toinen tärkeä osa henkilöstökyselyissä on saada trendejä ja tietoa siitä, miten Sulavan työntekijät voivat, viihtyvät ja suosittelevat yritystä työpaikkana. Jokainen asia, joka nousee esiin kyselyissä, käydään läpi Leidenshaftin konsultin kanssa. Näin saadaan selkeitä kehityskohteita, joita pitää parantaa. “
Siqnin avulla Sulava pystyy myös arvioimaan, miten se on loppukädessä onnistunut johtamaan yrityskulttuuriaan työntekijäymmärryksen kautta ja kääntämään tulokset oikeanlaiseksi toiminnaksi. Heikkonen mainitsee, että Siqni myöntää Future Workplace -tunnustuksen niille yrityksille, jotka ovat erityisen hyviä työpaikkoina. Sulava on saanut tämän tunnustuksen keskisuurten organisaatioiden sarjassa.
Heikkonen pitää tärkeänä, että henkilöstökyselyissä saadaan myös avoimia vastauksia, joissa työntekijät voivat kertoa vapaasti mielipiteensä ja kokemuksensa. Hän sanoo, että jokainen johtoryhmäläinen lukee kaikki vastaukset ja tekee päätelmiä siitä, miten organisaatiossa voidaan ottaa niistä opiksi. Hän lisää, että avoimet vastaukset ovat suurin ja arvokkain datapankki, josta Sulava voi oppia.
Henkilöstökyselyissä on myös haasteita
Heikkonen myöntää, että henkilöstökyselyissä voi olla yleisesti myös haasteita ja parannettavaa. Henkilöstökyselyt eivät saa olla kilpailua suhteessa muihin organisaatioihin, sillä se johtaisi vääränlaiseen asenteeseen ja vastaamiseen. Tärkeintä on, että työntekijät vastaavat rehellisesti ja aidosti.
Heikkonen pitää keskeisenä, että henkilöstökyselyissä saadaan korkea vastausprosentti. Hän kertoo, että Sulavalla se on ollut lähes 90 prosenttia, mikä on tosi hyvä tulos. Sillä on iso merkitys sille, että kyselyn tulokset ovat luotettavia ja edustavat koko henkilöstöä. Alhainen vastausprosentti voi viitata siihen, että työntekijät ovat tyytymättömiä, pelokkaita, välinpitämättömiä tai sitoutumattomia työpaikkaansa.
Teknologinen kehitys ja henkilöstökyselyt eivät kulje käsi kädessä
Teknologia ei ole vaikuttanut henkilöstökyselyihin juurikaan. Teknisesti kyselyt ovat samankaltaisia kuin ennenkin, eikä viimeisten vuosikymmenten aikana ole tullut mitään muutoksia tähän. Tärkeintä on saada ihmiset vastaamaan ja keskittymään asiaan.
Heikkonen kuitenkin pohtii, että tekoäly voisi auttaa analysointivaiheessa, jotta tulkitseminen ei jäisi vain ihmisten varaan. Tekoäly voisi auttaa vertailemisessa muihin organisaatioihin ja rikastaa raportointityökaluja. Hän sanoo, että kyselytkin voisi tehdä nykyaikaisemmalla tavalla, jotta ne olisivat kiinnostavampia ja houkuttelevampia.
Henkilöstötyössä on olennaista mitata sekä varmistaa, että mitataan oikeita asioita. Jos mittaus on ennalta määritetty, voi vastausten tulkinnassa ilmetä vääristynyttä dataa. Kun annetaan henkilöstön itse kertoa, mikä on merkityksellistä, saadaan tietoa mitä henkilöstö arvostaa sekä mikä on näiden asioiden tilanne tällä hetkellä organisaatiossa.