Julkaistu HR Viesti 4/2022
Henkilöstöedut eivät aina ole suoraan verrannollisia henkilöstön tyytyväisyyden kanssa. Mikäli tieto eduista ei saavuta henkilöstöä tai saavuttaa lian myöhään, voi tyytymättömyys kasvaa. Kun henkilöstöedut ovat liian monimutkaisia, voivat ne jäädä käyttämättä ja aiheuttaa tyytymättömyyttä. Miten henkilöstöedut tulisi suunnitella ja viestiä, jotta niistä olisi suurin mahdollinen hyöty?
Haastattelin kahden ison organisaation HR:n edustajaa ja kävi ilmi, että henkilöstöetujen merkitys henkilöstön tyytyväisyyden rakentajana pitää suunnitella. Suunnittelussa pitää ottaa huomioon kokonaisuuden toteutus ja sen jälkeen edun käytön mittaaminen. Mittaamalla voidaan varmistaa, ovatko valitut henkilöstöedut käytössä ja kannattaako niiden myöntämistä jatkaa tulevina vuosina.
Suurin painoarvo on viestinnällä ja tiedottamisella
Helén Hägglund
Senior Advisor HR & Employee Benefits
International business
Söderberg& Partners Oy
Häggund kertoo miten työntekijäetujen suunnittelu- ja toteutusprosessista sekä etujen luonteesta. Isoissa organisaatioissa haasteena on saada kaikille työntekijöille tiedoksi edut. Suurin painoarvo on viestinnällä ja tiedottamisella. Vaikka etuja on paljon, ne eivät vaikuta työtyytyväisyyteen ollessaan käyttämättöminä. Yleisesti prosessi toteuttaa henkilöstöedut ovat ensin hyväksyttää ne ja sitten asettaa tiedoksi intranetiin kaikkien saataville. Tämän jälkeen edusta tiedotetaan työntekijöitä muita kanavia pitkin, jotta saataisiin mahdollisimman monelle työntekijälle tieto uusista eduista.
Tällä hetkellä suosiossa on uusia aineettomia etuja, jotka parantavan elämänlaatua. Näitä ovat mm. työpsykologi, hedelmöityshoito ja terapia. Yksi syy suosion nousuun on korona ja sen aiheuttamat henkiset ongelmat. Tärkeintä eduissa on se, että apua saadaan heti. On sekä työntekijän että työnantajan etu, ettei kukaan joudu pitkään sairasloman kierteeseen vain sen takia, ettei apua ollut saatavilla, kun sitä tarvitaan.
Organisaation päättäjille tulee muotoilla selvästi henkilöstöetujen merkitys myös liiketoiminnan kannalta. Väärissä asioissa säästäminen on yhtä kohtalokasta, kuin väärien liiketoimintapäätösten tekeminen. Henkilöstöetuja tulee seurata, kehittää ja mitata kuten muitakin organisaation toimintoja. Nykypäivän johtamisessa tärkeintä on ihmiset ja kohtaaminen. Jos ihmiset eivät voi hyvin, kohtaamiset eivät suju ja työntekeminen hankaloituu.
Palkka ei ole ainut asia, millä kilpaillaan työntekijöistä
Emilia Haapaniemi
Työhyvinvointipäällikkö
Restel Oy
Haapaniemi nostaa esiin ravintola-alan haasteen saada työntekijöitä. Palkka ei ole ainut asia, millä kilpaillaan työntekijöistä. Henkilöstöedut luovat viitekehystä työpaikalle ja sen hyvinvoinnille. Etujen pitää olla skaalautuvia isolle valtakunnalliselle organisaatiolle, jotta etujen piiriin saadaan mahdollisimman moni ja vaikutus näkyy myös henkilöstötyytyväisyydessä. Restelillä on pyritty panostamaan eduista viestimiseen, jotta mahdollisimman moni olisi tietoinen käytössä olevista henkilöstöeduista. Etujen käyttöä seurataan vuosittaisella henkilöstötutkimuksella ja käyttömäärillä, ja tuloksilla ohjataan etujen jatkokehitystä sekä suunnittelua.
Omien ravintolaetujen lisäksi, henkilöstöetuina nousevat esiin muun muassa liikunta- ja kulttuurisetelit, Linnanmäki-päivä koko perheelle, edulliset hieronnat sekä työkenkien hankinnan tukeminen. Restelillä halutaan olla vastuullisia ja osoittaa huolenpitoa sekä työntekijöistä että heidän perheistänsä. Pyrkimällä valitsemaan kotimaisia ja tukisäätiötaustaisia kohteita, voidaan toimia entistäkin vastuullisemmin myös henkilöstöetujen osalta.
Yhtenä etuna on Tradekan sairauskassaan kuuluminen. Sairauskassan toimintaa voi olla joskus monimutkaista selittää nuorelle työntekijälle, jolloin hyvän edun monimutkaisuus voi nousta esteeksi ottaa etu käyttöön. Jos henkilöstöedun arvo ei näyttäydy työntekijälle suoraan, voidaan etu kokea turhaksi ja tällöin se ei myöskään nosta henkilöstötyytyväisyyttä – ainakaan suoraan. On siis tärkeää tuoda esiin edun arvo, jos etujen avulla halutaan saadanostettua henkilöstötyytyväisyyttä ja kiinnostusta työpaikkaa kohtaan.
Kokemuksen myötä on huomattu, että henkilöstöedut vaativat jatkuvaa kehittämistä, mutta ennen kaikkea myös tarpeeksi laajan skaalan etuja, jotta jokaiselle löytyy jotakin, minkä kokee arvokkaaksi. Ja sitten vielä, kun onnistutaan viestimisessä, ollaan pitkällä.
Kun kyse on ihmisistä, pitää aina muistaa muutosvastarinta. Minulle opetettiin isossa muutoshankkeessa aikoinaan, että vaikka jakaisit rahaa toisille, niin joku vastustaa kuitenkin. Yleinen stressi ja siitä johtuva riittämättömyyden tunne nousee esiin tyytymättömyytenä. Tämä löytää keinonsa tulla esiin ja usein kritisoidaan asioita, joista pitäisi oikeasti kiittää ja olla tyytyväinen.
Etuja pitää korostaa etuina ja lisänä, jotta jokaiselle tulee arvokas olo
Jos liikuntaseteleitä jaetaan muutaman kerran vuodesta ja työntekijältä menee ajankohta ohi, voi edun arvo muodostua negatiiviseksi, koska työntekijä kokee menettäneensä jotain. Etuja pitää korostaa etuina ja lisänä, jotta jokaiselle tulee arvokas olo, että hänellä on se käytettävissä – käytti sitä tai ei. Henkilöstöetu on merkittävä tekijä, siitä voidaan kääntää positiiviset puolet esiin viestinnällä.
Etujen suunnittelussa tulee pohtia, miten työntekijät viestivät ja mihin laittaa tieto eduista, jotta se on kaikkien saatavilla. Edun tulee olla selkeästi käsitettävä ja helposti lähestyttävä. Jos työntekijä on kiireinen ja edun käyttöönotto vaatii liikaa selvittelyä, voidaan etu kokea taas negatiiviseksi. Monimutkaisemmissa eduissa tulee pohtia etujen käyttäjien kohderyhmää, kannattaa kaikesta viestiä kaikille tiedotteissa vai edellytetäänkö työntekijän aktiivisuutta jossain toisessa asiassa, jolloin viestitään monimutkaisemmista eduista.
Henkilöstöetujen merkitys työtyytyväisyyden luojana on narulla tanssimista, kun ei voida olla suorassa vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa. Pienissä organisaatioissa voidaan neuvoa, mainostaa ja nostaa haluttuja etuja esille. Kun organisaation koko kasvaa, vaatii etujen suunnittelu, toteutus ja jalkauttaminen taitoa. Etujen mittauksesta voidaan saada tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Tässäkin tapauksessa voidaan johtaa tiedolla ja uusia henkilöstöetuja siihen suuntaan, josta on eniten positiivista vaikutusta. Tärkeintä on pohtia, minkälaisen olon a) tieto edusta, b) etu itsessään ja c) edun käyttöönotto aiheuttaa työntekijässä.