Olen ollut pitkään sitä mieltä, että some ei ole työkalu. Itse käytän vaihtelevasti Instagramia, mutta Facebookista löydän itseni päivittäin. Työasiat toki pysyvät töissä ja Tiedon sisäisessä somessa, mutta entä yhdistys- ja projektiasiat, jotka voisi rinnastaa työasioiksi – ainakin järjestelmälliseksi toiminnaksi jonkin päämäärän saavuttamiseksi – toisin kuin yhteydenpito, uteliaisuus ja sosiaalisuuden toteuttaminen tietotekniikan keinoin.
Olen useasti eri projekteissa tai virkojen suhteen ilmoittanut, että otan työtehtävät vastaan sähköpostiin. Somessa voi vaihtaa ad-hoc informaatiota, käydä keskusteluja ja jakaa tietoa, mutta se ei saisi olla ensisijainen viestintäkanava. Usein on sanonut, että tärkeä informaatio menee ohi, koska se on ollut vain somessa. Välillä käy sitä, ettei somessa kännykän kanssa nopeasti kirjoittaessa huomaa yleisöä, kelle kirjoittaa. Toisilla pääsee arkaluonteista tai muuten vain liian suurelle yleisölle tarkoituksetonta informaatiota livahtamaan tietomaailman valtakuntaan. Toiset taas perustavat oman työnsä someen ja siihen, koska sillä tiedon jakaminen ja yhteydenpito on niin helppoa. Epäformaalia, sinnepäin…
Itse olen ehkä vähän jäykkä sähköposti-ihminen, joka arkistoi ja jolla on jonkinlainen filtteri ja kynnys painaa sitä send-nappulaa. Sähköpostin muoto on hyvä, siinä on allekirjoitukset ja liitteet tai linkit liitteisiin kunnossa. Somessa taas käyttäytyminen on vapaampaa, kirjoitusasu murretta ja sisältökin aika henkilökohtaista. Luin myös meidän yhden tiiminvetäjän kirjoituksen sähköpostista ja täytyy myöntää, että olen samaa mieltä. Sähköpostissa kuitenkin on paremmin lajittelu, arkistoituvuus sekä haku. Vaikka Facebokissakin on tullut ryhmiin haku, niin se on lapsen kengissä verrattuna sähköpostin hausta, jolla voi lisätä erilaisia kriteerejä, kun etsii tietoa, jota ei ole tallennettu kuin kommunikaatioon.
Somen ongelma on myös se, että kun on lomalla, viihteellä, autossa tai muuten vain menossa – siinä menee paljon ohi. Sitä katsoo ilmoitukset ja lukee jonkin nopeasti, mutta muistiin ei jää mitään. Sähköpostin voi merkitä lukemattomaksi, tehtäväksi ja sähköpostista on helppo kopioida. Kännykän sovelluksilla Facebookista tekstin tai linkkien kopioiminen on hankalaa ja usein mahdotonta. Jos sieltä tulee tärkeä tieto ja olet kävelemässä -20C ulkona, et saa mitenkään tärkeää tietoa talteen. Se jää muistin varaan, bussi tulee, pääset lämpimään, luet seuraavan jutun ja asia on unohdettu. Tätä ongelmaa ei ole sähköpostin kanssa.
Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa. Kaikki työkalumme kehittyvät ympärillämme, myös some. Varmasti työelämän tarpeisiin aletaan vastata somessakin jossain kohtaa. Mutta ei vielä. Tästä päästäänkin siihen, että kun on kyseessä projekti tai yhdistystoimintaa, jossa käytetään somea kommunikaatioon – pitää miettiä kommunikaatiostrategia. Jonkun pitää tosiaan miettiä viestintäsuunnitema ja -pelisäännöt. Siinähän toki alkaa kivasta ja rennosta epäformaalista sähläämisestä tulla jäykempää. Alamme lähestyä laatujärjestelmän kourissa kärvistelevää hierarkkista ihmispyramidia. Näin se vain on, kun porukkaa alkaa olla enemmän, tarvitaan pelisääntöjä. Jos halutaan saavuttaa päämäärä ja kunnioittaa kanssatoimijoitamme, me tarvitsemme järjestäytymistä.
Otsikossani sanoin, että some ei ole työkalu. Kyllä sitä voi käyttää kuin työkalua, mutta kannattaa sopia asiasta ensin muiden kanssa. On useita ihmisiä, jotka eivät ole somessa. On useita, jotka eivät seuraa sitä aktiivisesti. Näitä ihmisiä varten kannattaa laittaa tärkeät tiedot formaalisti sähköpostissa liitteineen. Varsinkin kysymykset, joihin haluaa vastauksen, kannattaa laittaa sähköpostissa. Asiasta pitää vielä kirjoittaa selvästi: ”Voitko vastata mitä mieltä olet NN ja NN”. Tärkeät päivämäärät ja kokoukset on hyvä myös laittaa sähköpostissa, eikä olettaa, että joku näki, kun mainitsin siitä ryhmän keskustelun kommentin vastauksissa.
Sähköpostin kirjoittamiseen kannattaa muutenkin uhrata hetki eikä vain laittaa FW: RE: FW: FW: RE :RE RE: eli kilometriä pitkää ketjua jollekulle ja olettaa, että hän lukee kaiken. On järkevää ja kohteliasta tiivistää tieto, putsata ketju ja vaihtaa otsikko sopivaksi. Tällöin viesti jäsentyy itsellekin. Tämän viestin voi sitten kopioida semmoisenaan myös someen, jolloin sinnekin tulee hyvin kirjoitettu ja jäsennelty viesti.
Somen voima on sen nopeudessa ja levinneisyydessä. Some-aplikaatiot mobiilissa ovat älyttömän kehittyneitä ja kehittyvät jatkuvasti kovaa vauhtia. Lähes jokaisella on Facebook tai vastaava kännykässä. Somesta tosiaan voi saada paljon irti, mutta ainakaan toistaiseksi sitä ei ole vielä tehty työkalun muotoon. Tärkeiden tietojen välittäminen ja tehtävien antaminen somen kautta on omasta mielestäni tosi ikävää. Tulee olo, ettei toinen ota yhtään huomioon vastaanottajaa.
Kun pyytää toista tekemään jotain, niin luulisi olevan sen verran aikaa, että välittäisi tiedon siten, että se on vastaanottajan helppo lukea kun hänelle sopii. Voisi myös ajatella, että tiedon siirtyessä ajattelisi, että vastaanottajan on tämätieto helppo arkistoida, siirtää tai löytää myöhemmin. Laittamalla tieto Messengerissä massapostina tai somessa ei lähettäjä mielestäni ota vastaanottajaa huomioon. Itse jos laitan tietoa somessa, kirjoitan myös onko asia laitettu sähköpostissa, jolloin vastaanottaja voi sivuuttaa viestin ja lukea sen kun hänelle sopii.
Tämä postaus on subjektiivinen ja sisältää tunnelatauksen. Tämä on asia mikä on pyörinyt yli vuoden mielessä ja lähiaikoina eräs tapahtuma nosti taas asian pinnalle. Tänään keskustelu kollegan kanssa kahvipöydässä yrityksen sisäisestä somesta ja sen merkityksestä sai minut taas ajattelemaan asiaa enemmän. Asia jäi pyörimään päähän sen verran, että halusin kirjoittaa siitä muillekin. Otan mielelläni vastaan viestejä ja tietoa somessa. Jos koen, että asia pitäisi muistaa myöhemmin pyydän yleensä lähettäjää laittamaan asian minulle sähköpostiin.
Me yhdessä päätämme tulevaisuuden työkaluista ja pelisäännöistä. Omalla käyttäytymisellä me muovaamme tulevaisuutta ja sen polkuja. On helppo kritisoida ja valittaa – minunkin pitäisi lähteä pohtimaan miten kehittää somea vastaamaan työelämän tarpeisiin. Pitää kuitenkin muistaa, että kun porukka kasvaa, tarvitaan yhteisiä pelisääntöä – oli työkalut mitkä tahansa.