Pikaviestijohtaminen

Pikaviestimet ovat tuoneet helpotusta elämään, mutta myös saman efektin minkä sähköposti aikoinaan. Lähes 10 vuotta sitten isäni kirjoitti aiheesta sähköpostijohtaminen, minä kirjoitan nyt aiheesta pikaviestijohtaminen. Ongelmana ei enää ole pelkästään monikanavaisuus – eli tuliko viesti tekstarina, Messengerissä, WhatsApissa, Skypessä, Telegrammissa, Signaalissa vai vai vai – vaan vielä suurempi ongelma on viestiryhmät. Perustetaan ryhmä, pusketaan sinne asia ja kuvitellaan, että nyt kaikki ovat lukeneet asian ja asia on hoidettu.

Aiemmin ongelmana oli se, että sähköpostia tulee likaa ja sähköposti koetaan käskyttämiseksi. Nykyään pikaviestimien ongelma on, että kuvitellaan ryhmäkeskustelun korvaavan oikean palaverin. Joissakin tapauksissa on parempi järjestää oikea tapaaminen tai e-palaveri esim. Skype-puhelu, jossa monta henkilöä. Ryhmäkeskusteluissa vain aktiivisimmat vievät keskustelua eteenpäin, muut näkevät ”100 uutta viestiä” ja lukevat ehkä viimeisimmät. Tieto on hävinnyt eikä sitä ole edes helppoa löytää jälkeenpäin. Ryhmäkeskusteluissa ei ole haku-toimintoa, tieto on käytännössä hävinnyt, jos et lukenut sitä ajallaan.

Pikaviestimet ovat erittäin käteviä, kun aihe on vapaa-ajan aihe tai on yhteisesti sovittu, että se toimii ad hoc keskusteluna kuten käytäväkeskustelu. Ne ketkä puhuvat, vain niiden oletetaan olevan paikalla käytäväkohtaamisessa. Työpartneri tai kollega on palannut lomilta ja tiedät hänellä olevan pitkä lukemattomien sähköpostien jono, nopeampi pingata pikaviestimellä ja kysyä kiireellistä asiaa.

Onneksi monissa työpaikoissa ei pidetä pikaviestimiä kuten WhatsApp tai Messenger työkaluina – ihan alkaen tietoturvan takia – tietoja kulkee muualla kuin epäluotetulla palvelimella ja mahdollisesti salaamattomassa kännykässä ilman pin-koodia. Ystäväporukoissa, yhdistyshommissa ja harrastuksissa kuitenkin käyttö on laajaa. Johtamisella tarkoitan, että on päämäärä ja fokus asialla, tätä varten kutsutaan ryhmä koolle tekemään jokin päätös.

Olisi tärkeä muistaa kuitenkin oikeanlainen käytäntö – jos haluat usean ihmisen mielipiteen ja päätöksen, järjestä nopea 15min e-palaveri puheyhteydellä. Sen sijaan, että asiaa pompotellaan päiväkausia pikaviestimessä tai sähköpostissa, saat tarvittavat tiedot ja päätöksen heti. E-palaverit on helppo järjestää ja kutsua. Ryhmäpuhelu on monta kertaa paljon parempi, kuin yksi pikaviestiryhmä. Ääniyhteydessä tai oikeassa tapaamisessa me oikeasti kohtaamme muut. Viestintä ja sopiminen on paljon muutakin kuin pelkkä asiasisältö. Se on ihmisten välistä vuorovaikuttamista ja ilman todellista kontaktia tulee väärinymmärryksiä.