Kun et tiedä alasta mitään ja olet ostamassa, urakkahinta eli kiinteä hinta on järkevä valinta. On helpompi laskea budjetti ja pysyä siinä, kun osto tapahtuu urakkana. Tällöin riskin kantaa toimittaja ja se kyllä tuntuu myös hinnassa. Rakennusalalla on yleisempää ottaa urakkahintaa, mutta it-alalla yleistyy tavoitehintaiset projektit ja joustavat mallit (Time & Material) on yleinen tapa nykyään. IT-yritysten itseorganisoituva malli edesauttaa joustavan hintamallin ostamista – ostetaan henkilöitä, ei tuotetta.
Rakennuttaessa taloni, halusin kiinteän hinnan – otin rakennuslainan ja meidän oli pysyttävä budjetissa. Pitkästä tekeminen ei ollut edes vaihtoehto, tämä on järkevin tapa, kun tiedät tietämättömyytesi alasta. Monelle it-järjestelmän ostavalla organisaatiolla on sama tilanne. On tarve saada it-järjestelmä ja halutaan kiinteä budjetti. Se on turvallista, mutta voidaan kyllä mennä metsään pahasti, jos it-hankinnan määrittelyn on tehnyt ostava organisaatio itse tai kokematon konsultti.
It-järjestelmän hankinnassa on ensin tunnistaa tarve ja liiketoimintatarve – mikä on oikeasti tarve? Minkä liiketoimintaongelman järjestelmä ratkaisee. Jos määritellään huonosti järjestelmän tarve ja ostetaan kiinteällä hinnalla järjestelmä, voidaan saada kallis järjestelmä, joka ei oikeasti ratkaise ostavan organisaation tarvetta. Käyttöönotossa huomataan ongelmia ja käyttävät valittavat, ettei järjestelmä ratkaise kunnolla heidän ongelmiaan. Tällöin olisi ollut järkevämpää ottaa joustavahintainen malli, jossa järjestelmää kehitetään ketterästi ja voidaan räätälöidä matkan varrella juuri ostavan organisaation tarpeisiin.
Ketterä projektimalli vaatii ostavalta organisaatiolta henkilön 50-100% ajankäytöltään sitoutuneen henkilön. Tämä ns. product owner ohjaa ja seuraa järjestelmän kehitystä päivittäin ja toimii rajapintana toimitustiimin ja ostavan organisaation tarpeiden välillä. Toimittava organisaatio voi toimia perinteisellä hierarkkisella organisaatiomallilla, mutta yleensä projektitiimi pitää kasata aina projektikohtaisesti. Yleensä tiiminvetäjät käyvät kallista palaveriaikaa ja ”Excel-jumppaa” – tai sitten jonkin toisen resursointijärjestelmän kanssa, kun koittavat saada sopivat asiantuntijat tarvittaviin allokaatioihin toteuttamaan projekteja.
Mikäli toimittava organisaatio on itseorganisoituva, jossa on itseorganisoituvat tiimit, ei tarvita tiiminvetäjiä ja ”kalliita” palavereita. Jokainen työntekijä tietää itse oman kuormituksensa ja milloin voivat osallistua projektiin. Organisaation sisällä yrittäjämäisesti itseorganisoidutaan projekteihin ja itseohjautuvasti allokoidaan työt itselle. On paljon helpompi myydä ostavalle organisaatiolle joustavaa hintamallia, kun koko toimitusorganisaatio on oikeasti täysin joustava ja asiantuntija saa itse vastata työnsä suunnittelustaan. Tällöin myös saadaan tarjous ja vastaus lähes välittömästi, koska voidaan kysyä suoraan henkilöiltä ilman vaivalloista ”Excel-jumppaa”.
Itseorganisoituva toimittaja voi myös tarjota halutessa urakkahintaa – sillä jokainen voi itseohjautuvasti valita omat työnsä. It-alalla kuitenkin urakkahinta nostaa yleensä hinnan helposti tuplaksi. On totta, että joustavalla hinnoittelulla riski siirtyy ostajalle ja projekti voi venyä, jos ostajan puolelta product owner ei ole sitoutunut projektiin. On kuitenkin järkevämpi ostaa joustavahintainen projekti, jolloin saadaan järjestelmä, joka ratkaisee ostavan organisaation liiketoimintaongelman. Muuten voidaan olla tilanteessa, että pysyttiin budjetissa, mutta ostettu työkalu ei ratkaise alkuperäistä ongelmaa tai monimutkaistaa ostavan organisaation prosessia entisestään.
It-maailmassa luottamus ja läpinäkyvyys ovat avainasemassa. Kun löydät luotettavan toimittajan, suosittelen käyttämään joustavaa hinnoittelumallia. Tällöin työmääräarviot ovat todellisia eikä niihin ole laskettu varmuusvaraa. Joustavalla mallilla saadaan ratkaistua liiketoimintaongelmat ja kehitettyä järjestelmä, joka sopii ostavalle organisaatiolle parhaiten.
Tule kuulemaan lisää itseorganisoitumisesta maksuttomiin online-meetuppeihin
- 12.1.2021 klo 14.30 – Kuinka räjäytämme hierarkiat historiaan
- 9.2.2021 kl o14.30 – Valta ja vastuu kuuluu kaikille