”Vie mennessäs, tuo tullessas, tee siellä ollessas” on runo, jota vanhempani lausuivat minulle lapsuuteni. Siitä tuli motto ja vasta aikuisiällä sitä alkaa ymmärtämään sen hienouden. Olen ollut aina järjestyksen ihminen ja kyseisen runon avulla pidän kotini järjestyksessä. Kyseessä on työelämästä sana workshop eli työpaja. Kun asiat hoitaa heti kuntoon, niin eipä edestään lyödä, kun ei ole taakseen sitä jättänyt.
Teemme paljon asioita, jotka jätämme kesken. Ei ole niinkään väliä onko kyse kodista, työstä, harrastuksesta tai yhdistyksestä. Päätösten lykkääminen ja turha vatvominen aiheuttaa tilanteen, jolloin tehtävät asiat kasaantuvat. Palaveri tai kokous, jossa pitäisi asia ratkoa voi aiheuttaa enemmän tehtävää, jos ei heti käydä töihin ja tehdä päätöksiä. Tämän ongelman ratkaisu on työelämässä workshop eli työpaja, jossa ihmiset kokoontuvat yhteen ja työstävät asioita heti eteenpäin.
Rakastan työpaja-ajattelua ja pyrin soveltamaan sitä kaikkiin elämänalueisiini. Lähes kaiken voi tehdä heti poista alta, jolloin mikään ei jää roikkumaan. Jos jokin kaipaa lisäpäätöksiä tai lisätietoja, asian voi kuitenkin tehdä valmiiksi tai odottamaan, tai tehdä loppuu ja muuttaa sitten kun lisäinfoa tulee. Hyvä esimerkki on työkalujen tai kotona keittiön välineiden käyttö. Mikäli koko ajan siivoat/tiskaat käytön jälkeen välineen ja laitat paikalleen, ei työn loputtua tarvitse enää siivota.
Ketterissä projektimalleissa pyrimme sisällyttämään esimerkiksi dokumentoinnin ja asennuksen itse tehtävään. Jolloin kun jokin määrä tehtäviä on tehty, niin ne ovat jo testattavissa sekä dokumentaatio ajan tasalla. Kun kokoonnumme palaveriin, niin jokaisella on omat työkalut käsillä ja teemme samanaikaisesti hommia. Näissä palavereissa on tärkeää alussa käydä läpi toiminta tavata ja kommunikoida tavallista enemmän, esim. ”kirjoita sinä nyt tämä ylös, tee sinä sitä ja minä tarkistan tämän”.
Monitoimittajaympäristössä 3 tunnin workshop on tilaajalle kannattavampaa kuin yhden tunnin palaveri, jonka perusteella jokainen toimittaja sitten tekee N tuntia töitä. Jokainen tekijä tulee paikalle kovat piipussa ja sitten käydään töihin. Tehdään vieri vieressä töitä ja kun workshop on ohi, niin työt on tehty, informaatiot vaihdettu ja dokumentit päivitetty. Kyse on johtamistavasta ja palaverikutsun muodosta. Tee kaikille selväksi mistä on kyse kun tapaamme.
Workshoppaajan arki on tehokasta ja hän voi näyttää ulospäin malttamattomalta. Tämä ihminen laittaa paljon viestejä ja sähköposteja. Hän haluaa tehdä päätökset heti. Hän tietää, että moni ihminen haluaa jättää päätöksen viime tinkaan, mutta oikeasti mikään asia ei muutu tai mitään lisäinformaatiota ei tule tämän hetken ja deadlinen välissä, niin hän tekee tai pyytää päätöksen heti ja informoi asiasta eteenpäin – palaverin aikana jo, näin kellekään ei tule tehtävälistalle taas uutta pohtimis/selvitys/tiedottamisasiaa.
Joskus voi olla syytä pysähtyä pohtimaan ja nukkua yön yli. Kuitenkin 90% tapauksissa intuitio kertoo sekunneissa oikean päätöksen ja kaikki sen jälkeen käytetty aika on tuhlausta. Pyri tekemään kaikesta työpaja ja siivoa aina jälkesi niin sinulle jää enemmän aikaan siihen, mitä oikeasti haluat tehdä.