Työ on mielekästä, kun vain suorittaa selkeää tehtävälistaa järjestyksessä – eikö vain? Harva meistä ymmärtää, että meidän tulee itse muodostaa tuo tehtävälista. Monet sanovat, ettei ole mitään selkeää listaa vaan tilanteita tulee sieltä ja täältä. Nyt mitataan itsensä johtamisen taidot, sillä järjestelmällisyydellä mikä tahansa tilanne voidaan purkaa tehtäviksi. Kaikki työ, epäselvät ja selvät, täytyy olla listattuna, vasta tämän jälkeen voidaan ne järjestää tärkeysjärjestykseen eli priorisoida. Lopuksi pitäisi vielä arvioida kauanko niiden tekemiseen menee. Näin voidaan päätellä, ehtiikö tehdä kaikki tehtävät valmistua tämän päivän aikana.
Jokaisella meillä on epäselviä töitä ja kaikkea ei voi arvioida, mutta jos ei edes yritä, on kyse itsensä johtamisen puutteesta. Jos haluat saada joka päivä onnistumisen tunteen, kun tyhjensit päivän tehtävälistan, pitää päivä suunnitella ja kellottaa. Päivä tulee aloittaa sillä, että listaa mitä tehtäviä on tälle päivälle suunniteltuna. Tämän jälkeen tehtävät pitää laittaa tärkeysjärjestykseen – tärkeimmät ja usein ikävät ensin. Jokaiseen tuntiin on hyvä jättää n. 5-10min taukoa, kukaan ei voi tehdä 8 tuntia putkeen töitä – pitää käydä vessassa, venytellä jne.
Jos tunget päivän liian täyteen tehtäviä, viet itseltäsi onnistumisen tunteen listan tyhjentämisestäsi
Jos päivän tehtävät eivät näytä mahtuvan tähän päivään, niin siirrä loput tehtävät seuraavalle päivälle. 7,5h pituisessa päivässä on hyvä olla 6h kellotettua työtä, loppuaika on hyvä jättää ac hod töille. Jos tehtävälista tulee tyhjennettyä ajoissa, niin aina voi ottaa seuraavan päivän tehtävistä jonkin ”kivan” homman ja hoitaa sen viimeiseksi pois. Jos tunget päivän liian täyteen tehtäviä, viet itseltäsi onnistumisen tunteen listan tyhjentämisestä ja koko päivä muutenkin menee ”kiire” tunteen parissa. Ei kannata luoda kiirettä itselleen, se aiheuttaa stressiä.
Yllättävän tehtävän voi laittaa seuraavalle päivälle ja ilmoittaa, että hoidan huomenna
Päivän aikana voi tulla muita tehtäviä – ne voivat tuntua, että pitää hoitaa heti. Pysähdy, katso tehtävälistaa ja arvioi, mihin se kuuluu. Jos tehtävä oikeasti pitää hoitaa heti, se tiputtaa päivän tehtävälistan viimeisen homman seuraavalle päivälle, jos et ole jättänyt tarpeeksi ilmaa päivän töihin. Usein kun pysähtyy ja tutkailee, niin yllättävän tehtävän voi laittaa seuraavalle päivälle ja ilmoittaa, että hoidan huomenna. Näin voit jatkaa sitä, mitä olitkin tekemässä ja huomenna palaat kyseisen tehtävän pariin.
Kaikki tehtävät tulee kirjata ylös, mitään ei tule jättää muistin varaan. Ja kaikki pitää olla samassa työkalussa – oli se sitten postit-lappuja pöydälle, Excel, Trello tai Planner. Elektronisissa on se hyöty, että ne kulkevat mukana kännykässä ja koneella, sekä niihin on helppo lisätä linkkejä muualle. Tehtävälista on muutenkin hyvä, jos jotkin tehtävät jäävät odottamaan lisätietoja. Tehtävien järjesteleminen pitää olla helppoa, koska päivän aikana tehtävälistat elävät ja priorisointi voi muuttua. Muista myös vaatia tehtävän antajalta lisätietoja tehtävästä – milloin pitää olla valmis ja miten valmistumisesta pitää raportoida ja kenelle.
–
Pidän itsensä johtamisen koulutuksen Suomen Nuorkauppakamareille syyskuun lopulla. Olen kerännyt aineistoa koulutusta varten ja aloin nyt tekemään esitysmateriaalia. Päätin kirjoittaa jokaisesta kokonaisuudesta oman artikkelin. Seuraamalla tätä artikkelisarjaa, voit oppia johtamaan itseäsi paremmin ja ymmärrät mistä taidoista on kyse itseohjautuvuudessa.
–
Jos itsensä johtaminen kiinnostaa, osallistu ilmaisiin #itseorganisoituvuus-meetuppeihin ja liity keskusteluun.
Miten käytännössä ollaan itseorganisoituva tiimi? Olen tehnyt aiheesta verkkokurssin. Tutustu kurssiin ja katso ilmainen johdanto!