Kirjoitus julkaistua alunperin HR Viesti 3/2024, sivu 10.

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia ja haasteita HR-työhön, ja vaatii uudenlaista osaamista ja asennetta.

Tekoäly on tietokoneen kyky suorittaa tehtäviä, jotka vaativat yleensä ihmisen älykkyyttä, kuten päättelyä, oppimista, ymmärtämistä ja luovuutta. Tekoäly voi auttaa HR-työntekijöitä monissa työvaiheissa, kuten rekrytoinnissa, koulutuksessa, palkitsemisessa, työhyvinvoinnissa ja kehittämisessä. Tekoäly voi esimerkiksi analysoida suuria määriä dataa, tunnistaa kandidaattien sopivuutta, suositella koulutuksia ja urapolkuja, antaa palautetta ja tunnistaa työntekijöiden tarpeita ja mielialoja.

Tekoäly ei korvaa HR-työntekijää, vaan muuttaa hänen rooliaan ja tehtäviään. Tekoäly vapauttaa HR-työntekijän rutiininomaisista ja aikaa vievistä tehtävistä, kuten CV:den läpikäynnistä. HR-työntekijälle jää enemmän aikaa keskittyä strategisiin ja ihmisläheisiin tehtäviin, kuten työntekijäkokemuksen parantamiseen, työyhteisön rakentamiseen ja johtamisen tukemiseen. Tekoäly myös mahdollistaa HR-työntekijän työn tehostamisen, sillä hän voi hyödyntää tekoälyn tuottamaa tietoa ja analyysiä päätöksenteossa, suunnittelussa ja seurannassa.

Miten tekoälyä voi hyödyntää HR-työssä?

Tekoälyä voi hyödyntää HR-työssä monin eri tavoin, riippuen työtehtävästä ja tavoitteesta. Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten tekoälyä voi käyttää erilaisissa tilanteissa:

• Rekrytointi: Tekoäly voi auttaa HR-työntekijää löytämään sopivia kandidaatteja työpaikkailmoituksiin vastaamalla, seulomaan hakemuksia ja CV:itä, tekemään esikarsintaa ja haastatteluja, arvioimaan kandidaattien soveltuvuutta ja motivaatiota, ja ehdottamaan parhaita valintoja.

• Koulutus: Tekoäly voi auttaa HR-työntekijää suunnittelemaan ja toteuttamaan koulutuksia, jotka ovat räätälöityjä työntekijöiden tarpeiden, taitojen ja oppimistyylien mukaan. Jos työntekijät pitävät osaamistaan yllä HR-järjestelmässä, tekoäly voi käydä läpi osaamisten muuttumisia ja ehdottaa suunnitelman päivittämistä HR-työntekijälle. Tekoäly voi myös seurata ja arvioida koulutusten vaikuttavuutta, antaa palautetta ja neuvoja, ja suositella lisäkoulutuksia sekä kehittymismahdollisuuksia.

• Palkitseminen: Tekoäly voi auttaa HR-työntekijää määrittelemään ja toteuttamaan oikeudenmukaisia, kannustavia ja motivoivia palkitsemisjärjestelmiä, jotka perustuvat työntekijöiden suoritukseen, tavoitteisiin ja arvoihin. Tekoäly voi myös auttaa HR-työntekijää tunnistamaan ja palkitsemaan työntekijöiden saavutuksia, osaamista ja potentiaalia. Avaimena on oppia kirjaamaan tieto HR-järjestelmään ja antaa tekoälyn käyttöön, ilman pääsyä ajantasaiseen tietoon tekoäly tekee vain arvailuja.

• Työhyvinvointi: Tekoäly voi auttaa HR-työntekijää edistämään ja ylläpitämään työntekijöiden hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta. Tekoäly voi esimerkiksi seurata ja analysoida työntekijöiden stressitasoja, mielialoja ja tyytyväisyyttä, antaa vinkkejä ja neuvoja, ja ehdottaa toimenpiteitä ja tukipalveluita. Tekoäly voi myös ehdottaa miten näitä asioita mitataan ja mistä löytyy sopivia sovelluksia näiden mittaamiseen.

• Tietopankki: Usein HR-työntyöntekijät kysyvät apua erilaisissa sosiaalisen median ryhmissä. Mikäli tekoälyllä on pääsy näihin ryhmiin, voi se helposti koostaa vastauksia edellisten vastausten pohjalta ja luoda vaikka FAQ-sivuston tai tietopankin, jota käytetään rinnakkain sosiaalisen median ryhmien avulla. HR-työntekijät voivat korjata tekoälyn vastauksia ja tekoäly voi kysyä apua ihmisiltä, jos ei osaa vastata johonkin kysymykseen.

Mitä HR-työntekijän pitää osata tekoälyn kanssa työskennellessä?

Tekoälyn kanssa työskennellessä HR-työntekijän pitää osata muutakin kuin käyttää erilaisia ohjelmia ja sovelluksia. HR-työntekijän pitää myös ymmärtää, miten tekoäly toimii, mitä sen vahvuudet ja heikkoudet ovat, ja mitä eettisiä ja juridisia kysymyksiä siihen liittyy. HR-työntekijän pitää osata kysyä oikeita kysymyksiä, johtaa keskustelua ja tulkita tekoälyn tuottamaa tietoa ja analyysiä. HR-työntekijän pitää myös osata arvioida tekoälyn luotettavuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta, ja varmistaa, että tekoäly ei aiheuta syrjintää, vääristymiä tai haittaa työntekijöille tai organisaatiolle.

Tekoälyn kanssa työskennellessä HR-työntekijöiltä vaaditaan ponnistelua, sillä heidän ei pidä opetella vain uutta ohjelmaa vaan kokonaan uudenlainen tapa tehdä töitä. Moni opettaa erilaisia tekoälyn käyttömahdollisuuksia, mutta maailma on muuttunut niin paljon, ettei ole mitään yhtä ja oikeaa tapaa. Perinteisesti uuden ohjelmiston myötä tuli oppaat, opettajat ja neuvot, mutta nyt järjestelmiä kehitetään samaa tahtia kuin otetaan käyttöön, jolloin ei ole yhtä tai oikeaa tapaa tehdä asiaa.

Miksi tekoälyn kanssa tuntuu saavan keskeneräistä?

HR-työntekijät perinteisesti etsivät itselleen vertikaalisesti sopivan järjestelmän tarpeisiinsa, tai räätälöivät omalle organisaatiolle sopivan. Riippuen organisaation resursseista ja ymmärryksestä panostaa kehitykseen, voi todella perinteisiä tehtäviä automatisoida ja parantaa organisaation toimintakykyä. HR-työntekijöille on jäänyt vastuu kertoa organisaation johdolle numeroin, miksi uuteen järjestelmään kannattaa panostaa. Nyt koko maailma on kilpajuoksussa tekoälyn kehityksen ja työkalujen kanssa. Tämä voi helpottaa uusien työkalujen hankintaa HR-työhön, sillä kaikki haluavat olla mukana kehityksessä.

Tekoälysovellukset ovat keskeneräisiä ja niitä kehitetään jatkuvasti. Esimerkiksi Microsoft on aiemmin kehittänyt tuotteitaan vuosia ennen julkaisua, mutta Copilot tuote kulki ideasta tuotantoon kymmenessä kuukaudessa ja tätä keskeneräistä julkaistua tuotetta kehitetään koko ajan. Tekoälysovellusten kehittäjillä on kova kilpajuoksu siitä, kuka saa hallitsevan markkina-aseman. Nyt kilpajuoksuun osallistetaan työntekijät, joiden vastuulle jää mahdollisesti kehittää järjestelmää samalla, opetella uutta ja hyväksyä tilanne, että ensi viikolla työkalu toimii eri tavoin kuin edellisellä.

Ovatko HR-henkilöt valmiita ottamaan vastaan uuden roolinsa?

Haluavatko HR-työntekijät tai ylipäätänsä ihmiset tietotyön työelämässä ottaa uusia rooleja vastaan ohjeistamisen, johtamisen ja kehitystyön puolesta? Jos tekoäly tekee perinteiset rutiininomaiset työt, niin ihmisille pitääkin tulla uusia rooleja. Ne ketkä eivät mukaudu uuteen tapaan tehdä töitä, tippuvat pikkuhiljaa pois työelämästä. Sama edistysaskel kulkee yhteisöohjautuvuuden kanssa. Perinteistä käskevää ja alistavaa johtamista toteuttavat eivät ole enää vahvoilla, eikä heitä haluta mukaan työelämään tai sen kehitykseen.

Tämä tarkoittaa sitä, että pitää kehittää uusia taitoja ja valmiuksia, jotka liittyvät muun muassa ihmisten johtamiseen, muutosvastarinnan käsittelyyn, innovointiin, luovuuteen ja ongelmanratkaisuun. HR-työntekijöiden pitää myös säilyttää inhimillinen ote ja ymmärtää, että tekoäly ei korvaa ihmistä, vaan toimii apuvälineenä ja kumppanina. HR-työntekijöiden pitää osoittaa empatiaa, luottamusta ja tukea työntekijöille, jotka saattavat kokea ahdistusta, epävarmuutta tai pelkoa tekoälyn edessä – samalla itse mahdollisesti kokien näitä samoja tunteita. Toisaalta paras ohjaaja on se, joka oli viisi minuuttia samassa tilanteessa kuin ohjattava.

Mihin olemme menossa?

Ei ole selkeää suuntaa, selkeitä ohjeita tai varmuutta, että tekoäly antaisi kaksi kertaa peräkkäin saman vastauksen. Ei ole mitään varmuutta, milloin työnkalut päivittyvät seuraavan kerran ja toimiiko kaikki kuten ennen. Työkalujen kehittyminen on hyvin liitoksissa yhteisöohjautuvuuden ja jaetun johtajuuden kehittymiseen, jossa siirrytään hyvin tarkoin säännellystä mallista vapaaseen malliin. Vapaampi malli aiheuttaa sen, että koetaan kaiken olevan aina vähän kesken. Hyvänä puolena on, että oppimalla promptaamaan eli ohjeistamaan tekoälyä, voidaan epäselvistä tilanteista saada selkeät hyvin helposti.

Johtamismallit kehittyvät, koska informaatioteknologia sallii useamman ihmisen vaikuttaa yleiseen mielipiteeseen ja päätökseen. Tekoälyn avulla voidaan parsia yhteen suuriakin tietomääriä ja analysoida sanallisia tuloksia, kun aiemmin tähän vaadittiin paljon ihmistyötunteja. Näin mahdollisestaan se, että lukemattomat ihmiset voivat vaikuttaa organisaatiossa päätöksentekoon ja vahvistaa ihmisten kokemukseen siitä, että he voivat vaikuttaa omaan työhöönsä.

Tekoäly tarjoaa paljon pistemäisiä ratkaisuja yksittäisiin tehtäviin, joissa parsitaan tietoa yhteen nopeasti. Kuitenkin jokaisen organisaation pitää itse miettiä, mihin haluavat olla menossa tämän uudenlaisen työkalun avulla. Vaikka tekoälysovellusten kehittäjät tekevät meille valmiita työkaluja, eivät ne määrittele miten organisaatio valjastaa tekoälyn voimat. Tästä näkökulmasta ei tekoäly vie ihmisten töitä sen enempää kuin Office ohjelmat tullessaan. Excel ei syrjäyttänyt kirjanpitäjiä, ei tekoälykään syrjäytä HR-henkilöstöä.