Deadlinet paukkuu ja tyyppi puristaa viime tingassa yötä myöden. Onko tuttua.. minulle ei. Toiset ovat niitä ihmisiä, jotka yksinkertaisesti saavat kiksinsä siitä, että tehdään äärirajoilla töitä viime tingassa, mutta uskoisin, että suurinta osaa ihmisistä se loppupeleissä rasittaa. Päivän sana on ennakointi. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, näin on ja se on jämpti se!
Töissä motivaattorina on palkka ja kenties erottamisen pelko, mutta silti ihmiset sählää ja tekee asiat liian myöhään. Ehkä kyseessä oli paskahomma, mitä ei vaan viitsi tehdä kuin vasta sitten kun on aivan pakko. Oikeasti aikuiset ihmiset, työ on työtä ja välillä pitää tehdä ikäviä asioita. Ikävät työt voi jaksottaa myös siihen kohtaan päivää, kun mikä tahansa työ menee joutuisasti.
Puhutaan paljon siitä, että meitä on erilaisia ihmisiä. Toiset ovat virkkuja aamulla, kun taas toisen moottori ruksuttaa iltapäivällä. Jollakulla lamppu syttyy vasta illan hämärässä. Ei sillä ole väliä milloin, jos on mahdollista tehdä niitä töitä kun itsellä moottori käy. Tätä varten kannattaa tehdä tehtävälistoja ja purkaa niitä kun on aikaa, ei vasta kun deadline tulee vastaan.
Otan tähän nyt myös Nuorkauppakamari- eli yhdistysnäkökulman. Kaikki eivät voi töissä valita työaikojaan ja motivaationa töissä on kuitenkin palkka. Mitä kun ”työ” on vapaehtoista ja pitää tehdä irrallaan työajoista. Tällöin todellakin kannattaa tehdä itselleen työlistoja ja kirjata ylös erilaisia tehtäviä. Kun sitten on sopiva hetki, niin lähtee purkamaan tuota tehtävälistaa. Näin mikään tehtävä ei koskaan valvota sinua väkisin eikä ole semmoista oloa, että jokin on nyt tekemättä.
Homman idea on hallita omia tehtäviään. Se vaatii työtä ja on vaivalloista. Sen tarvitse olla vaivalloista, jos osaa käyttää oikeita työkaluja. Minulla on yksinkertaisesti Googlen tehtävälistaan liittynyt kännykkäappi Gtasks. Tämä on sitä varten, että voin näitä tehtäviä muokata myös tietokoneella ja tehtävälista ei häviä, jos kännykkä häviää. Tehtävälista on aina mukana ja sinne voi lisätä tehtäviä, kun ajatus tulee mieleen. Kun asia on tullut mieleen pitää se kirjata ylös. Jos sitä pitää vielä jalostaa, tee tehtävä jalostukselle.
Kokonaisuudesta muodostuu pitkän ajan tähtäin. Tiedän, että viikon tai kahden päästä pitää täyttää määrätty raportti. Teen siitä itselleni tehtävän parin päivän päähän. Jos parin päivän päästä on aikaa, teen sen. Jos aikaa tulee ennen sitä, katson tehtävälistaa ja teen sieltä hommia pois. Tällä tavoin saan itse valita, milloin teen ja paljonko aikaa suon kyseiselle tehtävälle. Ilman stressiä. Ilman dedisten paukkumisia.
Suurelle osalle ongelmana on kuitenkin ryhtyä työhön, kun sen aika on. Ei sitä aikaa tule mistään lisää. Kyllä noiden tehtävien tekemiselle pitää allokoida aikaa myös. Voi olla ikävää ottaa se aika ennen jotain kivaa hetkeä, mutta kannattaa muistaa, että se sama aika voi olla pois jostain vielä tärkeämmästä.
Toinen vaikeus ihmisille on kirjata ylös näitä tehtäviä itselleen. Se on asia mikä pitää opetella ja yksinkertaisesti pakottaa itsensä kirjaamaan tehtävä ylös. Ei siihen ole mitään oikokeinoja. Ja turha käyttää tekosyytä ”en mä sitä kuitenkaan tee”, no et taatusti tee jos et sitä edes kirjaa ylös. Täytyy nähdä se hyöty tästä pidemmällä aikavälillä. Pitää ymmärtää se hermojen levon hinta ja hallinnan tunteen fiiliksen arvo, kun kaikki on reilassa.
Kun opiskelin ensimmäistä AMK-tutkintoani… krehm.. tuli juhlittua paljon. Mutta kun koulut päättyi niin mun keskiarvo oli 4.4 (asteikolla 0-5). Moni oli, että mitä helvettiä! Mulla oli tasan yksi sääntö, läksyt ennen juhlia. Se oli hyvä sääntö. Mulla oli aina hommat tehtynä ja läksyt luettuna. Jos joku opiskelijajuhla meni pitkäksi, niin kunhan pääsi oppitunnille paikalle, niin homma oli kunnossa ja pisteet kotiin kun tehtävät tehtynä. Vasta jälkeenpäin tajusin, että tässä oli kyse aivan samasta jutusta. Minä valitsin milloin tein ikävät työt ja tein ne silloin. Ei tarvinnut koskaan kauhistella, että apua apua pian on taas sen ja sen kurssin tehtävien palauttamisen aika – kun ne luultavasti oli jo tehtynä tai aikataulutettuna oikealle hetkelle kun on aikaa.
Nuorkauppakamarin puheenjohtajana toiminen tulee vaatimaan aikamoista tehtävälistan pyörittämistä. Myöskin tehtävät pitää olla näkyvissä muille. Onneksi olen alalla töissä ja kehitin meille järjestelmän pyörittämään toistuvia automaattisia tehtäviä. ”Ylimääräiset” tehtävät syötän suoraan järjestelmään – jopa vain minulle olevat tehtävät kuten esim. PJ-raporttien tekeminen. Muistutukset aina viikkoa paria ennen, jolloin jää pelivaraa tehdä homma. Ja taikana on sitten tehdä se tehtävä, kun sen aika koittaa eikä jättää sitä lojumaan.
Minkä taakseen jättää, sen edestään löytää. Kaikki mikä on vaikeaa tai ongelmallista on sitä vain kerran. Kun ihminen tarttuu härkää sarvista ja selvittää ongelman, ei tuo kyseinen asia ole enää ikinä hänelle ongelma. Toki haasteita tulee aina uusia eteen, mutta jos perusasenne on ”mitä nopeammin sitä nopeammin” niin elämä ei ole niin ikävää kun tulee ikäviä hommia. Ne ovat hommia siinä missä muutkin. Ja mitä nopeammin ne hoitaa sitä nopeammin ne ovat ohi =)
Ei kannata jättää viime tinkaan =)