Ketteryys työelämässä perustuu avoimuuteen ja toisten ihmisten arvostamiseen. Annetaan arvoa enemmän yksilöille kuin prosesseille – näinhän Agilen manifestissakin sanotaan. Viestinnän suhteen tämä tarkoittaa sitä, että kommunikoi sen mukaan, mitä tiedät ja pystyt – ei sen mukaan, mitä sinun täytyy tai joudut. Jos muiden pitää kysellä sinulta tietoa, ei toiminta ole ketterää. Ketteryys toteutuu silloin, kun tieto on muiden saavilla sitä tarvitessa. Viestintäjärjestelmät eivät korvaa ihmiskontaktia, mutta niiden tulee helpottaa työn tekemistä ja tiedon saantia.
Tehtävän tilan päivittäminen korvaa ylimääräiset ”tehty” viestit
En kehota arvailemaan – siitä ei ole kyse. Informaation kuitenkin pitäisi olla mahdollisimman avointa kaikille, jotka ovat mukana työtehtävissä, projektissa tai tiimissä. Kommentoi ja informoi, kun teet töitä ja kuittaa, kun ihmiset tiedottavat sinua. Proaktiivista on käyttää tehtävälistoja, jolloin tehtävän tilan päivittäminen korvaa ylimääräiset ”tehty” viestit. Pienellä porukalla chatti voi tuntua kätevältä, mutta kun tehtävien tila pitää tarkistaa 10 tai 50 ihmiseltä, on järkevämpi keskittää informaatio tehtävälistaan eli oikeaan työkaluun.
Proaktiivista viestintää on pohtia viestin oikea kanava. Mihin kirjoitat viestin ja kenelle osoitat sen?
Alla muutamia neuvoja, joita miettiä kun viestit muille
- Valitse oikea viestintä kanava. Älä laita viestiä ensimmäiseen paikkaan, mikä saattaisi saavuttaa kohderyhmäsi.
- Muotoile viesti kunnolla. Ymmärtääkö lukija ensimmäisestä lauseesta mistä on kyse?
- Älä lähetä edelleen pitkiä ketjuja. Jos olet sisäistänyt asian, kirjoita ase auki lyhyesti viestin vastaanottajalle.
- Kun kirjoitat pitkän viestin, yleensä lopussa on lopputulos / tiivistelmä. Siirrä tuo viestin alkuun ja laita pitkän tekstin otsikoksi ”tarkemmin” tms, jolloin lukija ymmärtää saaneensa jo vastauksen viestin alussa.
- Väliotsikot ovat hyviä jäsentämään pitkää viestiä, mutta puhelu / online palaveri on yleensä tässä kohtaa paljon tehokkaampi.
Kaipaatko apua ketteryyden tuomisessa elämääsi?
Suunnittelemalla organisaatiosi viestinnän ja säännöt, voitte kommunikoida tehokkaasti ja ketterästi – siten, että kaikille jää hyvä mieli. Jos kaipaat neuvoja, ota suoraan yhteyttä, yhteystiedot sivun alalaidassa. Lisätietoja yrityksen kotisivuilla www.karlex.fi