Onko sinulla liian monta asiaa menossa yhtä aikaa? Etkä enää hallitse kokonaisuutta ja alkaa unohtumaan asioita? Ketterässä nykymaailmassa on paljon irrallisia asioita ja niiden hallintaan tarvitaan dokumentointia. Ei jäykkää ja hankalia pitkiä dokumentteja, vaan ketteriä tehtävälistoja. Asioiden ylös kirjaamiselta ei kuitenkaan voi välttyä, jos haluaa vapauttaa kapasiteettiä aivoissa. Päätökset ja tärkeät asiat tulee kirjata ylös, mutta sen voi tehdä ketterästi ja tehtävälistat kulkevat mukanasi.
Jokaista projektia tai kokonaisuutta kohden kannattaa valita oma tehtävälistansa – työkaluja on monia. Trello, Planner, Azure DevOps, Jira ym. ym. Tärkeintä ei aina ole se paras lista, vaan se, että koko ryhmä käyttää samaa listaa ja osaa mennä sinne. Tämä tarkoittaa, että kun käsitellään kyseisen projektin tai yrityksen asioita, niin tehtävälista otetaan aina esille. Ketterän projektipäällikön tehtävä on näytätä listaa ja miten sitä käytetään, jotta se tulee muille tutuksi. Kun muut pikkuhiljaa tottuvat tähän, hekin alkavat käyttää listaa.
Jokaisen projektin jäsenen pitää katsoa projektin tärkeintä työkalua, tehtävälistaa
Palavereissa pitää voida jakaa tehtävälista tai varmistaa, että kaikki katsovat sitä. Pelkkä puhelu ei riitä ja selitys, että ”nyt on niin kiire, niin katson listaa sitten myöhemmin”. Jokaisen projektin jäsenen pitää katsoa projektin tärkeintä työkalua, tehtävälistaa. Tästä asiasta ei saa joustaa, kuin erikoistapauksissa. Muuten tehtävälista jää vain yhden henkilön työkaluksi, eikä siinä siirry informaatio kuten on tarkoitus.
Tehtävälistoja kannattaa tehdä myös omaan elämään. Minulla on henkilökohtaisena työkaluna Outlookin tehtävät, joita asetan ja ajastan jokaiselle päivällä. Ne ovat minulla tietokoneella sekä mukana kännykässä ja synkronoituvat keskenään. Aamuisin aina putsaan sälän ja siirrän vähemmän kiireelliset eteenpäin. Näin en unohda ikinä mitään, eikä minun tarvitse muistaa asioita. Kuitenkin minun pitää aina kirjata kaikki ylös tehtäviin. Mitään ei voi jättää sähköposteihin, WhatsAppiin tai muihin viestimiin. Dokumentointi voidaan tehdä ketterästi, mutta sitä ei voi jättää pois.
Kaipaatko apua ketteryyden tuomisessa elämääsi?
Katso alla oleva video, jossa kerron tarkemmin miksi pallot tippuvat ilmasta, jos et käytä ketteriä tehtävälistoja. Olemalla järjestelmällisempi, voit vapauttaa itseltäsi aikaa ja vähentää stressiä. Jos kaipaat neuvoja, ota suoraan yhteyttä, yhteystiedot sivun alalaidassa. Lisätietoja yrityksen kotisivuilla www.karlex.fi