Olin Aurajoen Nuorkauppakamarin Digiseminaarissa. Ensimmäinen puhuja Janne Jääskeläinen Aucor Oy:stä herätti ajatuksia, jotka haluan jakaa muiden kanssa. Tämä on ikuinen pohdinta siitä, käyttääkö yhtä yleistyökalua vai montaa täsmätyökalua. Nykypäivän erona on, että täsmätyökalut voidaan laittaa keskustelemaan keskenään, jolloin niistä muodostuu loistava kokonaisuus – oikein huollettuna.
Janne kertoi miten heidän yrityksessä on hylätty maailmanhallintajärjestelmät ja hankittu monta eri järjestelmää. Tuohan on isojen organisaatioiden ja monen ei-it-ihmisen painajainen. Kaikkeen eri työkalu ja tunnukset. Jannen pointti kuitenkin oli hyvä, että kukin järjestelmä tekee hyvin tai kiitettävästi sen, mitä sen tulee tehdä – ei sinnepäin tai melkein. Järjestelmät ovat asetettu keskustelemaan keskenään ja koko hienon järjestelmän lopputuloksena on nolla sisäistä sähköpostia kuukaudessa! Eli projektinhallintajärjestelmästä tunnisteet siirtyvät tuntiensyöttöjärjestelmään ja sieltä eteenpäin palkanmaksujärjestelmään. Puhumattakaan yrityksen kommunikaatiosta projektien, tikettien tai kommunikaation puolesta.
Loistava ajatus vaikka itse olenkin tehnyt kahdeksan vuotta SharePoint-järjestelmiä (ja teen edelleen), joissa pyritään tekemään mahdollisimman paljon yhdellä järjestelmällä. Yhden järjestelmän etuja ovat mm. yhdet tunnukset käyvät kaikkialle, kirjaudut vain kerran, toimintalogiikka on aina sama kaikissa järjestelmissä kuten on myös ulkoasu. Kun henkilöstön määrä nousee kymmenistä satoihin tai tuhansiin, Jannen kuvio ei enää toimi hyvin – hän myönsi sen itsekin.
Tunnistin itseni Jannesta ja kollegoistaan. Itselläni on käytössä monta eri ohjelmaa ja järjestelmää. Jokainen spesifiin tarpeeseen. Tarpeen vaatiessa yhdistelen kuten esimerkiksi nytkin postaan vain sivuillen ja tämä tulee automaattisesti Twitteriin ja Facebookkiin – se on oman yritykseni myymä tuote nimeltä ”Yhden julkaisun taktiikka”. Entinen kollegani sanoi usein olevansan niin laiska, että kun jotakin pitää tehdä toistamiseen niin hän jo automatisoi sen toiminnan ettei tule kolmatta kertaa. Tuo toteamus on nykyään pääasia it-maailmassa. Kaikkea automatisoidaan ja yhdistellään, jolloin on vähemmän työtä.
Takaisin aiheeseen – monta pientä vai yksi iso? Yhdessä isossa on puolensa kuten on pienissäkin. SharePoint on todella taipuisa ja sillä voi tehdä kaikkea, mutta joskus esimerkiksi laskutusjärjestelmä on järkevämpi ottaa muualta. Uskoisin tulevaisuuden olevan usean järjestelmän sekoitus, vaikka yksi iso pystyisikin lyömään monta kärpästä yhdellä iskulla. Avain juttu oli tuo tunnusten hallinta, itse käytän sovellusta nimeltä Dashlane, joka on minulla koneella, kännykässä ja tabletissa. Muita on myös.
Vaatii työtä ja taistelua – tuntuu inhottavalta. Niin varmaan tuntui joskus kun koneet tulivat korvaamaan ihmisen työt ja niiden käyttöä piti opetella. Nyt on taas pitkälle mennyt kehitys historian kirjoissa. Ei kukaan koskaan vain tajua olevansa nyt juuri murroksessa ja tekemässä historiaa. Aiheesta enemmän kertoo kirja nimeltä Second Machine Age – kehuttu kirja, itse en ole ehtinyt vielä lukea.
Mitä kun pienten työkalujen rajapinnat muuttuvat tai jokin lakkaa toimimasta. Kuka on vastuussa, kuka korjaa? Täydelliseltä vaikuttava järjestelmä on kuin eri osista kasattu crossimopo. Sinun pitää itse osata huoltaa ja korjata. Järjestelmän rakentamiseen saa apuja, mutta itse kasaaminen pitää joko ostaa kalliilla, palkata osaava ihminen tai tehdä itse. Toiset eivät viitsi, toiset eivät halua. Ison ottaminen Microsoftilta on helppoa. Jos tulee ongelmia, niin mikkis hoitaa tai toimittaja yritys. Ei tarvitse selvitellä tai nähdä vaivaa. Tokihan tässä näyttäisi olevan bisnesrako lähteä toimittamaan näitä järjestelmiä. Mutta miten myynti, onko järkeä lähteä myymään montaa pientä ja niihin integraatioita vai ostaa isompi monitoimityökalu isolta luotettavalta toimittajalta ja myydä sitä. MIkä on ansainta logiikka ja onko yhteistyökumppanien hallinta hankalaa – entä päivitykset tai rajapinta ongelmat. Voiko integraatiota toimittava yritys luvata korjauksia kohtuulliessa ajassa tai luottaako ostaja myyjän lupaukseen yhteistyökumppaneista?
Lopuksi kuitenkin toteaisin, että tunnukset haltuun ja kannattaa tottua siihen, että on useampi järjestelmä. Ei ole yhtä työkalua, jolla voisi kaikkia ruuveja ja nauloja hakata. Tulee mieleen sanonta ”If your only tools is hammer, every problem looks like nail”. Yhdellä työkalulla kaikkia ongelmia pitää ratkaista samalla tavalla. Janne mainitsi, että näillä isoilla ERP tai maailmanhallintajärjestelmillä organisaatiosta tulee todella kankea. Kun halutaan tehdä jotain ketterästi, niin yksinkertaisesti se mahdotonta, koska järjestelmät eivät taivu siihen. On kuitenkin muistettava minkä kokoisen yrityksen asioista puhutaan. Ehkä päätyisin lopputulokseen, että yrityksen koko määrää minkälaista ohjelmistostrategiaa tulee käyttää. Pitää olla utelias ja kokeilla uutta, mutta joskus pitää mennä yleistoimikoneella, jotta saadaan kaikki mukaan.